はじめに
医療法人の監事は、法人の業務と財産の状況を監査する役職です。
決算書の数字を確認するだけでなく、理事会や社員総会などの手続き、重要な取引、法令・定款に沿った運営が行われているかについても確認します。
また、監査報告書の作成・提出や、不正行為・重大な違反を発見した場合の報告など、法律で定められた職務があります。
この記事では、監事監査の範囲、報告義務、監査に向けて法人が準備することを整理します。
監査の対象は「業務」と「財産の状況」
医療法第46条の8では、監事の職務として、医療法人の業務と財産の状況を監査することを定めています。
業務の監査では、例えば次の事項を確認します。
- 理事会や社員総会・評議員会が適切に運営されているか
- 必要な決議や承認を経て業務が行われているか
- 利益相反取引について必要な手続きが行われているか• 認可申請や届出など、法人に必要な手続きが行われているか
- 法令・定款・寄附行為に沿った運営が行われているか
財産の状況の監査では、会計帳簿、預貯金、資産・負債、契約書などを確認し、決算書類との整合性や、不適切な支出・取引がないかを調べます。
監事監査は、税務申告のための確認とは目的が異なります。税理士が決算や申告に関与している場合でも、監事の監査が不要になるわけではありません。
監査に必要な資料を準備する
監事が適切に監査を行えるよう、法人は必要な資料を整理し、確認できる状態にしておくことが重要です。
主な資料として、次のものが挙げられます。
- 事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書
- 関係事業者との取引の状況に関する報告書
- 会計帳簿、預金明細、請求書、領収書
- 重要な契約書や借入れに関する書類
- 理事会・社員総会・評議員会の議事録
- 役員名簿、定款または寄附行為
- 認可申請・届出の控え
- 前回の監査で指摘された事項と、その対応記録
必要な資料は、法人の規模や事業内容、取引の状況によって異なります。
金額の大きい取引、役員や関係事業者との取引、現金の管理など、確認が必要な事項を整理し、監事と監査の進め方を調整しましょう。
監事には独立した立場が必要
監事は、当該医療法人の理事や職員を兼ねることができません。
また、厚生労働省の医療法人運営管理指導要綱では、他の役員と親族等の特殊な関係がないことなど、監事の独立性に関する事項が示されています。
監事を選ぶ際は、法人や役員との関係、業務・会計への関与、監査を行うための知識や時間を確認する必要があります。所管庁の手引きに記載された就任要件も確認してください。
監事は、理事長から依頼された書類に形式的に署名する役職ではありません。必要な資料を確認し、問題があれば意見を述べられる体制を整えることが大切です。
監事は理事会に出席し、議案や書類も確認する
監事は理事会に出席し、必要があると認めるときは意見を述べなければなりません。
ただし、監事は理事ではないため、理事会での議決には加わりません。
また、理事が社員総会・評議員会に提出しようとする議案や書類などを調査することも、監事の職務です。法令・定款・寄附行為に違反する事項や、著しく不当な事項があると認める場合は、調査結果を報告します。
このため、監事には、決算書だけでなく、会議の議案や根拠資料も事前に確認できるよう提供することが重要です。
理事会などで述べられた監事の意見は、法令に従って議事録へ記載し、指摘事項への対応も記録しておきましょう。
監査報告書は毎会計年度作成し、双方の会議へ提出する
監事は、毎会計年度、法人の業務または財産の状況について監査報告書を作成します。
医療法第46条の8では、会計年度終了後3か月以内に、社員総会または評議員会と、理事会の双方へ提出することを定めています。
理事会にだけ報告したり、社員総会で口頭の説明だけを行ったりすることと、監査報告書を提出することは区別する必要があります。
事業報告書等に関する監査報告書には、医療法施行規則に基づき、次の事項を記載します。
- 監査の方法と内容
- 事業報告書等が法令に準拠して作成されているかについての意見
- 監査に必要な調査ができなかった場合、その旨と理由
- 監査報告書の作成日
資料不足などにより確認できなかった事項を、確認済みとして扱わないようにします。
なお、事業報告書等の監査報告書については、担当理事への通知期限も施行規則で定められています。年度終了後3か月という期限だけを見るのではなく、理事会や社員総会等に間に合う監査日程を組む必要があります。
不正行為や重大な違反を発見した場合の報告
監事が監査の結果、不正行為や、法令・定款・寄附行為に違反する重大な事実を発見した場合には、報告義務があります。
医療法では、報告先として、都道府県知事、社員総会・評議員会、または理事会を定めています。
「まず理事会に報告し、改善しなければ社員総会へ、最後に所管庁へ」という固定の順番が定められているわけではありません。
発見した事実の内容、関係する役員、法人への影響などを踏まえて、適切な報告先と対応を検討します。
必要な場合には、法律で定められた条件に従い、社員総会の招集、評議員会の招集請求、理事会の招集請求などを行うことも監事の職務・権限に含まれます。
問題への対応では、確認した資料、発見した事実、報告内容、その後の対応を記録することが重要です。判断が難しい場合は、問題の内容に応じて弁護士や公認会計士などの専門家へ相談します。
決算から届出までの流れ
事業報告書等については、作成・監査・承認・届出の順序を整理しておく必要があります。
社団医療法人の基本的な流れは、次のとおりです。
- 会計年度終了後2か月以内に事業報告書等を作成する
- 事業報告書等について監事の監査を受ける
- 監査を受けた事業報告書等について理事会の承認を受ける
- 社員総会に必要な書類を提供・提出する
- 貸借対照表・損益計算書は社員総会の承認を受け、その他の事業報告書等は内容を報告する
- 会計年度終了後3か月以内に、事業報告書等と監事の監査報告書などを都道府県知事へ届け出る
財団医療法人では、社員総会に代わって評議員会での手続きを確認します。また、一定の基準に該当する法人では、公認会計士または監査法人による監査も必要です。
監査が終わる前に理事会の承認を済ませるなど、順序が逆にならないように注意してください。
詳しい作成・届出の流れは、次の記事で解説しています。
監査を形式だけにしないための確認事項
監事監査を適切に行うため、法人側では次の点を確認しましょう。
- 監事が資料を確認するための時間を確保しているか
- 理事会や社員総会等の議案を事前に提供しているか
- 帳簿、契約書、議事録などの内容が一致しているか
- 利益相反取引などについて、必要な承認・報告を行っているか
- 監査報告書の日付と、理事会・社員総会等の日程に矛盾がないか
- 指摘事項と、その対応状況を記録しているか
- 監査報告書や根拠資料を適切に保管しているか
四半期ごとの確認や監査計画の作成などは、法人の規模・取引内容に応じた運用の工夫です。すべての法人に同じ頻度や方法が義務付けられているわけではありません。
決算期にまとめて書類を渡すだけでなく、重要な取引や運営上の問題を、必要に応じて監事が確認できる体制を整えましょう。
まとめ
医療法人の監事は、会計だけでなく、業務と財産の状況を監査します。
主な確認点は、次のとおりです。
- 監査に必要な帳簿・契約書・議事録などを確認する
- 独立した立場で監査を行う
- 理事会に出席し、必要な意見を述べる
- 社員総会・評議員会に提出する議案や書類を調査する
- 毎会計年度、監査報告書を作成し、期限内に提出する
- 不正行為や重大な違反を発見した場合は、適切な報告を行う
- 事業報告書等の監査・承認・届出の順序を確認する
監事が職務を果たせるよう、法人側も資料提供と日程調整を行い、形式的な監査にしないことが重要です。
役員構成や議事録については、次の記事もご参照ください。
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「決算から届出までの日程を整理したい」「議事録や提出書類がそろっているか確認したい」といった場合は、お気軽にご相談ください。
監査そのものは監事が行います。当事務所の書類作成・手続き支援によって、監事の判断や責任が代替されるものではありません。会計・税務や専門的な監査については、内容に応じて税理士、公認会計士などと連携します。
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