なぜ医療法人の議事録が要るのか
医療法人における議事録は、意思決定の適法性と説明責任を担保する「証拠」の核です。
社員総会での基本方針や役員選解任、理事会での業務執行判断など、後日監査・所轄庁対応・紛争対応のすべてで参照されます。条文・通知に沿った必須記載、備置・閲覧体制、電磁的記録の要件まで含めての運用を解説します。
社員総会の必須記載
社員総会の議事録では次を落とさないことが重要です。
①開催日時・場所（会場外からの出席があれば方法も）。
②議事の経過要領と結果。
③決議を要する事項について特別利害関係を有する社員があるときは、その氏名。
④法令で定める役員等の意見・発言があった場合は、その内容の概要。
⑤社員総会に出席した理事・監事の氏名。
⑥議長の氏名
⑦議事録作成事務担当者の氏名。
オンラインで出席した人がいる場合は、その出席方法も記載します。実務上は、使用した通信手段や本人確認・表決の方法も整理しておくと、開催状況を確認しやすくなります。
理事会の議事録
作成の原則（書面／電磁）
理事会では、議事録を書面又は電磁的記録で作成します。
電磁的記録で作成する場合は、署名等を行うべき人による電子署名が必要です。電子署名は、その人の作成に係る情報であることを示し、改変の有無を確認できるものでなければなりません。
WordやPDFに氏名を入力するだけで、この要件を満たすとは限りません。
署名等（誰がサインするか）
書面で作成した理事会議事録には、原則として、出席した理事・監事が署名または記名押印します。
ただし、定款に定めがある場合は、理事側の署名者を、その理事会に出席した理事長に限定できます。この場合も、出席した監事の署名または記名押印は必要です。
電磁的記録で作成する場合は、これらの署名または記名押印に代わる電子署名が必要です。
記載事項（最低限の中身）
・開催日時・場所と、オンライン等による出席方法
・理事・監事の請求や招集による開催の場合など、法令上記載が必要な招集経緯
・議事の経過の要領と結果
・決議事項について特別の利害関係を有する理事の氏名
・法令で定める報告・意見・発言があった場合、その内容の概要
・定款により理事側の署名者を理事長に限定している場合、出席したその他の理事の氏名
・議長がいる場合、その氏名
実務上は、出席した理事・監事を一覧で示すと、出席状況や決議要件を確認しやすくなります。なお、理事会の決議や報告を省略した場合は、通常開催の場合とは別の記載事項を確認する必要があります。
保管・閲覧体制と電磁化の実務
議事録は、主たる事務所で10年間備置し、従たる事務所には原則5年間写しを備置します。
社員総会議事録は、社員総会の日から10年間、主たる事務所に備え置きます。また、その写しを５年間、従たる事務所に備え置くことが原則です。ただし、電磁的記録について所定の措置を講じている場合には、従たる事務所への写しの備置を省略できる取扱いがあります。
理事会議事録等は、理事会の日から10年間、主たる事務所に備え置きます。
社員総会議事録については、社員・債権者が業務時間内に閲覧・謄写を請求できます。一方、社団医療法人の理事会議事録等については、社員が権利を行使するために必要な場合や、債権者が理事・監事の責任を追及するために必要な場合に、裁判所の許可を得て閲覧・謄写を請求する仕組みです。。
まとめ
議事録は、「何を決めたか」だけでなく、「どのような手続で決めたか」を確認するための記録です。
社員総会と理事会では、記載事項、署名等の取扱い、備置・閲覧のルールが異なります。法令と自法人の定款を確認し、それぞれに適した議事録を作成・保管しましょう。
過去のひな形を使用する場合も、開催方法や議案、役員構成に合わせて内容を確認することが大切です。
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